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O que é GTD? Super dicas organização no trabalho e na vida pessoal

Ivani Montagner | Mar 28, 2018

O que é o GTD e o que ele pode fazer por você?

Vivemos um tempo em que as mudanças ocorrem muito rapidamente, alterando nossa cultura, nosso estilo de vida, e nossas atribuições, gerando novas demandas. Há uma ansiedade em mantermo-nos conectados para abraçarmos tudo o que está acontecendo. Neste cenário manter-se focado, produtivo e no controle exige que busquemos ferramentas que deem conta desta complexa dinâmica.

Todos nós gostaríamos de fazer as coisas que são importantes no trabalho e na vida pessoal, com eficiência, e nos sentir tranquilos e despreocupados por estarmos seguros de estar fazendo a coisa certa, no momento certo, seja brincando com nossos filhos em casa, batendo um papo com um amigo, respondendo a um e-mail ou resolvendo itens complexos de um projeto importante no trabalho. Sentir aquela boa sensação de produzir muito e não ter aquele enorme gasto de energia.

É o que promete o método GTD. E cumpre! GTD – Getting Things Done – “A Arte de Fazer Acontecer” - é um sistema de gestão pessoal e profissional criado por David Allen, resultado de 30 anos de trabalho. O método é descrito em seu livro “Getting Things Done “ – A Arte de Fazer Acontecer.

Este artigo é uma introdução ao método. Existe uma solução completa para você organizar sua vida. É possível sentir-se no controle e tornar-se mais produtivo, mantendo a mente leve. Todos os princípios do método, além dos detalhes para a sua implementação estão no livro, em que o autor teve o carinho de colocar para nós os seus mais de 30 anos de experiência. Imperdível!

Como funciona o GTD

O sistema propõe que você mantenha sua cabeça livre, reunindo todas as coisas que devem ser feitas ou que sejam úteis para você num local “fora da sua cabeça”; que decida quais ações tomar a respeito de cada uma delas e que organize e coordene todo esse conteúdo.

O sucesso do método depende da aplicação de 5 passos:

  1. Capturar
  2. Esclarecer
  3. Organizar
  4. Refletir
  5. Engajar

Vamos olhar os detalhes de cada passo.

1. Capturar:

Coloque numa “caixa de entrada” física ou virtual seus compromissos, tarefas, ideias, e-mails, mensagens, indicações de filmes e até objetos, para decidir o que significam, se vai fazer algo a respeito e o que fará.

Cada uma dessas coisas que pensamos e determinamos que “precisa” ou que “poderia” ou que “deveria”… Todas essas coisas que pipocam em sua mente o tempo todo devem ser capturadas na sua caixa de entrada. Você poderá utilizar caixas de entrada física, para revistas, relatórios, cartões de visita; bloquinhos de anotações para capturar ideias, informações, tarefas; computador, tablet, smartphone para notas e notificações; e-mails e mensagens.

As caixas de entradas devem ser esvaziadas. Quando você esvazia sua caixa de entrada você começa a definir que trabalho tem a fazer. A aplicação do estágio seguinte irá esvaziar suas caixas de entradas para que ela receba novos inputs.

2. Esclarece:

Se a resposta for “não”, há 3 possibilidades:

Se a resposta for “sim”, pergunte-se:

Se demandar “mais de uma ação”, denomine de projeto.

Se é necessário “apenas uma ação” para que seja concluída, há três opções:

3. Organizar:

Tudo o que você captura e esclarece diária ou semanalmente, passe para o terceiro estágio que consiste em colocar cada uma destas coisas em locais apropriados.

“Ser organizado significa simplesmente que o lugar destinado às coisas sejam compatíveis com o que elas significam para você” – o autor

Organize os itens que demandam ação em cinco os locais:

Organize os itens que não demandam ação em três locais:

4. Refletir:

Neste estágio, você tem uma visão geral do que compõe sua vida pessoal e profissional. Ao visualizar o todo, ou seja, todos os projetos em andamento, listas de próximas ações, calendário e Lista Aguardando resposta, você tem a oportunidade de examinar escolhas feitas e opções existentes. Isso aumenta a eficácia das suas escolhas.

Revisar o Calendário com mais frequência. A lista de próximas ações também será vista com muita frequência, para executar as ações. Também é fundamental fazer a revisão semanal nas Listas de Projetos, Planos de projetos em andamento, Próximas Ações, Aguardando resposta e Algum dia /Talvez. Assim como, garantir que todas as pendências dos últimos dias tenham sido capturadas, esclarecidas e organizadas.

5. Engajar:

Neste estágio o objetivo é estabelecer critérios para decidir que ações fazer a qualquer momento. “Como decidir o que fazer e o que não fazer e sentir-se bem em relação a isso”.

A implementação do sistema permite que produzamos mais, com menos estresse. David Allen demonstra a eficácia de deixar a mente livre para executar “… implementar um ‘cérebro externo’ realmente eficaz e alcançar resultados surpreendentes … será algo imensuravelmente recompensador”.

“Você precisa usar a cabeça para tirar as coisas da cabeça” o autor

Ivani Montagner

Ivani Montagner

Ivani é Coach Executiva e membro da Sociedade Brasileira de Coaching.