Jora Blog

Como gerenciar melhor o tempo e aumentar sua produtividade

Marciléa Silva | Dec 12, 2016

Todos nós ouvimos dizer que o tempo não é suficiente em um dia para fazer todas as tarefas que necessitamos. Para sabermos como resolver esta situação, vamos aprender a lidar com o relógio e com o tempo?

Antes de se organizar é preciso primeiramente identificar o modo como seu tempo é gasto no dia a dia, assim sendo podemos classificar nossas atividades de três formas: importantes, urgentes e circunstanciais.

Começamos pelo que é importante e podemos dizer que é tudo aquilo que tem tempo para ser feito. São atividades que trazem sensação de realização, prazer e bem-estar, ou seja, qualidade de vida. Já o urgente são tarefas realizadas com pressa, porque o tempo é curto ou já acabou. Trazem muito estresse, pressão ou preocupação. Finalmente, o circunstancial inclui aquelas atividades que consomem tempo e não levam a lugar nenhum. São atividades desnecessárias e que não trazem resultado algum para a vida, como por exemplo, o tempo gasto nas redes sociais, longas conversas ao telefone ou pessoalmente.

O próximo passo é aumentar a realização de atividades importantes através de organização pessoal e minimização das tarefas urgentes e circunstanciais. Isso pode ser feito com o simples uso de uma agenda, que pode ser tanto um caderninho de bolso até um aplicativo de celular. Tem pessoas que funcionam usando a agenda do celular e outras um caderno ou agenda física, escolha algo que você se identifique mais.

Procure identificar nas suas atividades diárias quais são importantes, urgentes e circunstanciais. Depois de identificar essas tarefas, procure eliminar ou minimizar aquelas que estão “roubando” seu tempo e te impedindo de ser mais produtivo.

Todo planejamento é flexível e no decorrer do dia pode ser ajustado conforme sua necessidade. Imprevistos acontecem e precisamos reservar de 20% a 30% do tempo para os imprevistos, principalmente para os profissionais que atendem clientes.

“Definimos produtividade como a capacidade de realizar o máximo com o mínimo”

Organize sua agenda e suas tarefas conforme suas prioridades, mas deixe um espaço para esses imprevistos, desta forma, quando eles surgirem você estará preparado e isso não comprometerá sua lista de atividades.

Segue abaixo algumas estratégias para ter mais produtividade:

Definimos produtividade como a capacidade de realizar o máximo com o mínimo, ou seja, máximo resultado com mínimo de tempo, máximo resultado com o mínimo de energia, máximo resultado com o mínimo de dinheiro.

Segue algumas recomendações para otimizar seu tempo: não abrir e-mail toda hora, criar horários para acessar o Facebook, evitar conversas paralelas e tempo demais no cafezinho com amigos, olhar o whatsapp em horários determinados.

Precisamos entender que não basta somente fazer uma lista de atividades e segui-las na ordem para sermos produtivos, existem muitas coisas que nos impedem de fazer gestão do tempo, como por exemplo, não saber dizer “não” para as pessoas e sair fazendo várias atividades que as pessoas pedem a todo o momento e também não saber delegar tarefas, muitas pessoas querem fazer tudo, são centralizadoras e com isso ficam sobrecarregadas.

Utilize o tempo a seu favor, com isso você terá mais qualidade de vida, tempo para você, sua família, irá se sentir menos pressionado pela enorme carga de trabalho e se você gosta da tecnologia, aprenda a usá-la para te ajudar nestas tarefas.

Marciléa Silva

Marciléa Silva

Master Coach de Carreira, Executivo e Negócios. Desenvolvimento de carreira e recolocação profissional. Desenvolvimento de lideranças estratégicas para empresas e empresários.